De flesta som genomför en rekrytering använder sig av någon form av referenstagning. Det traditionella sättet innebär att ringa de referenser som kandidaten uppgett, ofta chefer från nuvarande eller tidigare anställningar. På senare år har det även blivit allt vanligare med digitala referenstagning.
Oavsett hur referenstagningen genomförs är det viktigt att du har planerat och tänkt igenom den noggrant i förväg. Det gäller att ha rutiner som säkerställer att du verkligen uppnår syftet med referenstagningen, nämligen att få oberoende och jämförbara uttalanden om relevanta egenskaper och erfarenheter hos kandidaten. I den här artikeln kommer vi titta närmare på vad du bör tänka på för att lyckas med din referenstagning.
Varför är det viktigt med referenstagning?
Men är det verkligen så viktigt med referenstagning? Kanske tänker du att det är slöseri med tid, eftersom du redan träffat kandidaten och tycker att du själv kan avgöra hur lämplig han eller hon är. I nio fall av tio kommer referenspersonerna bara bekräfta din bild av kandidaten, men det händer faktiskt att referenspersonerna bidrar med information som du omöjligt skulle kunna ha fått ta del av utan referenstagningen.
Referenspersonerna har den stora fördelen att ha arbetat med kandidaten under en längre tid och kan veta saker om kandidaten som han eller hon aldrig skulle berätta själv. Därför kan referenstagningen vara helt avgörande för vem du väljer att anställa – och inte minst: vem du väljer att inte anställa.
Vikten av ett tydligt syfte med referenstagningen
Ibland saknas det en tydlig tanke om varför referenstagning ska ske. Om vi inte vet vad vi vill få ut av referenstagningen så finns det risk att vi ställer frågor som inte är relevanta eller som inte bidrar med tillförlitlig information om kandidaten. Därför är det viktigt att ha en tydlig och klar tanke om vad referenstagningen går ut på.
Utgå alltid från kravprofilen och gör en lista över viktiga kompetenser och egenskaper och fyll i hur väl var och en av kandidaterna uppfyller respektive krav. På det sättet får du en bra och rationell överblick, samtidigt som du undviker att alltför mycket gå på din magkänsla, vilket lätt kan leda fel. Om ni är flera i rekryteringsgruppen så är det viktigt att var och en gör sin egen matris och att ni sedan räknar ut ett medeltal. Den här matrisen kan användas och justeras genom hela processen, exempelvis efter nya insikter från referenstagningen.
Referenstagningen brukar ske sent i processen med de slutkandidater du valt ut efter intervju. Det vanliga är att du ber kandidaten att själv uppge namn på referenspersoner som du kan kontakta, oftast 2-3 personer. Här är det också vanligt att ställa kravet att minst en eller två av referenspersonerna ska vara eller ha varit kandidatens chef. Chanserna att få en objektiv bedömning är betydligt bättre om referenspersonen är en chef, snarare än en kollega. En kollega kan mycket väl vara en personlig vän till kandidaten och vill förmodligen gynna kandidaten så mycket som möjligt, vilket kan leda till att information som inte är fördelaktig för kandidaten utelämnas.
Känner du själv till personer som du vill prata med, men som kandidaten inte uppgett, är det viktigt att du först kollar med kandidaten om han eller hon godkänner att du pratar med dessa personer.
Genomför du referenstagningen per telefon är det viktigt att du förbereder dina frågor väl innan du kontaktar respektive referensperson. Ha gärna en färdig, skriftlig mall framför dig med frågor och plats för svar. Då kan du fylla i mallen direkt under samtalet. Boka en tid via e-post innan du ringer upp, så har referenspersonen fått möjlighet att förbereda sig inför samtalet.
Digital referenstagning
På senare år har det blivit allt vanligare med så kallad digital referenstagning. Det handlar helt enkelt om att referenstagningen sker genom ett formulär på webben istället för via ett traditionellt telefonsamtal. Ofta blir processen betydligt effektivare eftersom referenspersonerna kan vara svåra att få tag på via telefon och processen därmed kan bli utdragen, om den ska ske på traditionellt vis. Samtidigt kan somliga uppleva att de får mer personliga och direkta svar vid ett telefonsamtal jämfört med om referenspersonen ska fylla i ett formulär.
Det går också att tänka sig att, åtminstone vissa, referenspersoner kan tycka att det är lättare att vara helt ärlig och transparent när det ges möjlighet att tänka efter och formulera sig i text, snarare än att behöva reagera spontant på en fråga via telefon. Det är också viktigt att komma ihåg att även om digital referenstagning innebär skriftlig information via ett formulär så finns det alltid möjlighet att ringa upp referenspersoner efteråt om något skulle vara otydligt eller kräva en längre, muntlig utläggning.
Vad ska jag fråga?
Nu ska vi försöka bli lite mer konkreta. För vilka frågor är egentligen relevanta att ställa? Det beror såklart helt på kravprofilen och vad som är relevant för den aktuella tjänsten. Men för att få igång dina tankar och ge dig lite inspiration delar vi här med oss av några frågor som kan vara användbara för de flesta, oavsett vilken typ av tjänst det rör sig om.
- Hur har kandidaten och referenspersonen arbetat ihop? I vilka roller och hur länge?
- Vilka arbetsuppgifter hade kandidaten?
- Vilka resultat uppnådde kandidaten? Och hur gick han eller hon tillväga?
- Finns det några arbetsuppgifter kanditaten behöver stöttning i?
- Hur har kandidaten agerat i olika sammanhang som är relevanta för tjänsten? Här kan det vara relevant att titta tillbaka på de frågor du använde under intervjun
Använd gärna flervalsfrågor eller frågor där referenspersonens svar anger en nivå på en skala. På det sättet blir lättare att jämföra olika svar med varandra. Lyssna aktivt på svaren och anteckna under samtalets gång. Kom ihåg att också lyssna efter tonfall och hur mycket engagemang det finns bakom svaren.
Att arbeta med referenstagning är ett kompetensområde i sig. Men med goda förberedelser och lite övning klarar de flesta av att genomföra en lyckad referenstagning.
